Формы документов на возврат

Бланки бухгалтерской и финансовой отчетности

Бухсофт — это условно бесплатные программы для автоматизации бухгалтерского учета, которые также широко используются для автоматизации управленческого, кадрового, складского, оперативного учета, автоматизации расчете заработной платы, производства и т.п. Удобство и функциональность программ оценить Вы можете сами.

Программы для новой отчетности в ПФР и ФСС:

ПФР + 2 НДФЛ — Для подготовки и проверки файлов отчетности по форме РСВ-1 и 4-ФСС, нового персонифицированного отчета Скачать программы >>

Бесплатная программа CheckXML+ — Для подготовки и проверки файлов отчетности по форме РСВ-1 и 4-ФСС
Программа «БухСофт: зарплата и Кадры» — Для автоматического расчета страховых взносов, печати кадровых документов и формирования всех видов отчетов в ПФР и ФСС.
Скачать бухгалтерские программы >>

ФОРМЫ ОТЧЕТНОСТИ ПО СТРАХОВЫМ ВЗНОСАМ В ПФР, ФОМС И ФСС

Отчетность по страховым взносам в ПФР, ФОРМС И ФСС состоит из следующих утвержденных форм:

1. Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в ФФОМС и ТФОМС для плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 для организаций)
2. Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в ФФОМС и ТФОМС для плательщиками страховых взносов, не производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-2 для предпринимателей)
3. Отчеты по персонифицированному учету в ПФР
4. Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС)
Документы персонфицированного учета и отчетности в ПФР >
Формы отчетности в ФСС >>

БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

Бухгалтерская отчетность — единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам;
Бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), состоит из:
а) бухгалтерского баланса;
б) отчета о прибылях и убытках;
в) приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
г) аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
д) пояснительной записки.
Состав бухгалтерской отчетности бюджетных организаций определяется Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки и формы бухгалтерской отчетности >>

НАЛОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ. НАЛОГОВЫЕ ДЕКЛАРАЦИИ

Налоговая отчетность состоит из утвержденных налоговых деклараций.
Налоговая декларация представляет собой письменное заявление налогоплательщика о полученных доходах и произведенных расходах, источниках доходов, налоговых льготах и исчисленной сумме налога и (или) другие данные, связанные с исчислением и уплатой налога. Налоговая декларация представляется каждым налогоплательщиком по каждому налогу, подлежащему уплате этим налогоплательщиком, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах.
Бланки и формы налоговых деклараций >>

БУХГАЛТЕРСКИЕ БЛАНКИ ФОРМЫ И УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Порядок применения унифицированных форм первичных документов:
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и постановлением Правительства Российской Федерации от 8.07.97 г. N 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичных учетных документов.
В унифицированные формы первичных учетных документов (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичных учетных документов остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Форматы бухгалтерских бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бухгалтерских бланков на основе унифицированных форм первичных учетных документов допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все формы первичных учетных документов и бухгалтерские бланки, которые можно скачать на сайте распределены по следующим разделам:

Бухгалтерские бланки и формы по учету основных средств(ОС) и нематериальных активов (НМА) >>
Бухгалтерские бланки и формы по расчетам с покупателями >>
Складские бланки и формы по учету товаров и материалов >>
Бухгалтерские формы по учету денежных средств в банке и кассе >>
Бланки и формы кадровых документов >>
Бланки и унифицированные формы по учету заработной платы >>
Бланки и формы по инвентаризации >>

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Последние публикации

Многие коллеги-бухгалтеры сообщают, что были оштрафованы ПФ РФ за представление незначительных уточнений в своевременно представленные формы СЗВ-М. Контролирующий орган не принимал во внимание никакие смягчающие обстоятельства. Изменился ли в последнее время подход ПФ РФ к приему уточненной формы СЗВ-М? Существуют ли особенности в таких случаях для страхователей из Республики Крым и Севастополя?

Индивидуальный предприниматель осуществляет розничную торговлю (в г. Москве) через аптеку лекарственными средствами и лекарственными препаратами, а также прочими сопутствующими товарами на основании лицензии на осуществление фармацевтической деятельности, в соответствии с которой осуществляются хранение, перевозка, розничная торговля лекарственными препаратами для медицинского применения, а также их отпуск. При этом коммерсант применяет ПСНО на основании патента, выданного в отношении осуществляемого им вида деятельности – «занятие частной медицинской деятельностью или фармацевтической деятельностью лицом, имеющим лицензию на указанные виды деятельности» (пп. 38 п. 2 ст. 346.43 НК РФ). Патент на осуществление деятельности в сфере розничной торговли коммерсант не получал.

Верховный суд в Определении от 07.05.2018 № 66‑КГ18-6 не поддержал работодателя, который хотел привлечь к материальной ответственности бывшего работника, допустившего недостачу. Чем была обоснована такая позиция суда?

В настоящее время действующее законодательство РФ допускает возможность заключения с индивидуальным предпринимателем договора о возмездном оказании услуг по управлению обществом. Между тем контролирующие органы рассматривают подобные договоры, как правило, в качестве варианта ухода от налогообложения. В частности, претензии неизбежны, если предприниматель применяет УСНО и платит налог по ставке 6 %. Можно ли их оспорить?

Организации, имеющие обособленные подразделения, осуществляют уплату в бюджет налога на прибыль с учетом особенностей, изложенных в ст. 288 НК РФ. Так, в силу п. 1 указанной нормы налог, зачисляемый в федеральный бюджет, подлежит уплате по месту нахождения организации (без распределения по обособленным подразделениям). А вот налог, подлежащий уплате в доходную часть бюджетов субъектов РФ, уплачивается по месту нахождения организации, а также каждого из ее обособленных подразделений исходя из доли прибыли, приходящейся на эти подразделения (п. 2). В данной статье речь пойдет о том, в каких ситуациях можно говорить о наличии у организаций обособленных подразделений (ОП).

pravcons.ru

Как вернуть ошибочно перечисленные деньги?

Финансовую деятельность обычных граждан трудно представить без совершения банковских переводов и перечислений. Сюда входят платежи в различные инстанции (уплата налогов, пошлин, штрафы ГИБДД, административные штрафы и так далее), оплата различных услуг. В деятельности юридических лиц перечисления денежных средств встречаются ещё чаще.

При заполнении платёжных документов или указании банковских реквизитов очень легко совершить ошибку, для этого достаточно ошибиться всего в одной цифре. Результатом этого становится перевод денежных средств не тому адресату или финансовому учреждению. Ситуация малоприятная, но вовсе не безнадёжная. Вернуть ошибочно перечисленные деньги можно. Правда, в одном случае это может быть легко и потребует немного времени, а в другом – придётся обращаться в суд и затрачивать дополнительное время.

Ошибочный перевод денежных средств с точки зрения законодательства

Любой адресат, получивший ошибочно переведённые средства, обязан вернуть их потерпевшей стороне. В статье 1102 Гражданского Кодекса само получение таких средств классифицируется, как неосновательное обогащение.

Возврат денежных средств должен быть осуществлён в разумные сроки. Точных временных рамок для возврата законодательство не устанавливает. Чаще всего российские суды при рассмотрении дел о возврате переводов исходят из того, что разумный срок равен семи дням. При определении разумного срока учитываются следующие моменты, которые могут повлиять на его длительность:

  • В какое время адресат узнал о неосновательном обогащении.
  • Начал ли он пользоваться этими средствами.
  • В какие сроки, и каким образом он сможет вернуть ошибочно перечисленные денежные средства.
  • Ещё одной мерой, оговорённой в законодательстве и призванной к безусловному возврату необоснованно полученного дохода, является возможность потерпевшей стороны потребовать проценты за пользование материальными средствами. То есть, чем больший срок не будут возвращаться деньги, тем большие проценты придётся уплатить их приобретателю.

    Возврат средств, перечисленных по ошибке другому лицу

    Чаще всего ошибка при перечислениях денежных средств от одного человека другому возникает при осуществлении переводов с одной банковской карты на другую. Если отсутствует банковская ошибка и платёж осуществлён по реально указанным (хотя в принципе ошибочным) реквизитам, банк, как правило, не будет предпринимать никаких действий по возврату средств. Всем этим придётся лично заниматься потерпевшей стороне.

    Банк может отменить операцию по переводу средств только в том случае, если эти средства ещё не зачислены на новый счёт. В современных условиях время перечисления ограничено и поэтому если ошибка при переводе обнаружилась сразу после осуществления операции, то необходимо немедленно предпринять определённые шаги:

    Если деньги ещё не были зачислены на новый счёт, то банк вернёт их на счёт отправителя, аннулировав последнюю операцию.

    В случае если деньги уже были зачислены на счёт другого лица, потерпевшему следует попытаться с ним связаться. Добровольный возврат материальных средств будет оптимальным выходом в данной ситуации.

    Самым сложным в этом случае будет определить того человека, которому по ошибке произведено перечисление. По банковским реквизитам этого сделать не получится, информацию в банке также не предоставят. Единственным выходом будет обращение в суд.

    Для того чтобы лицо, необоснованно получившее перечисление, вернуло эти средства следует направить ему претензию с указанием времени перечисления и указанием того, что на данный счёт деньги поступили по ошибке. Тот факт, что ошибку совершил отправитель, никакого значения не имеет. Получатель в любом случае обязан вернуть денежные средства.

    Если получатель не желает добровольно возвращать деньги, перечисленные ему по ошибке, то единственным выходом является обращение в суд с исковым заявлением о возврате средств.

    Возврат денежных средств некорректно перечисленных из-за банковской ошибки

    Эта ситуация для отправителя проще, поскольку чаще всего при обнаружении ошибки банк осуществляет правильный перевод из собственных средств, и только затем возвращает ошибочно отправленные средства.

    Порядок действий при возврате материальных средств после банковской ошибки следующий:

  • Убедиться, что перевод не дошёл до нужного получателя.
  • Проверить правильность заполнения платёжных документов (особенно реквизитов банка и получателя).
  • Написать заявление в банк с просьбой проверить перевод на наличие ошибки.
  • Банк может признать свою ошибку или ошибку технического обеспечения только при правильном заполнении платёжных документов и точном указании всех реквизитов. При обнаружении любых неточностей, скорее всего банк предложить отправителю решать проблему возвращения ошибочного платежа самостоятельно.

    Также смотрите

    Здравствуйте пользователи форума, будьте любезны, подскажите, что-же мне делать — не так давно подумав с любимым мужем собираемся приобрести домой новые телефоны,
    оказалось , у нас недостает 37500 рубл. В каком месте рекомендуете оформить микро займ ??

    Вообще не рекомендую брать микрозаймы под драконовские 700 -1000 % годовых. Потом замучаетесь от бандитов-коллекторов отбиваться. Обратитесь в банк, который кредитует под разумные проценты. Будет дольше, но надежнее и в деньгах не так много потеряете.

    bukva-zakona.com

    Внутренняя опись документов дела

    Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

    Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

    Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

    В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

    Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

    Правила заполнения внутренней описи документов дела

    Порядковый номер

    Указывается порядковый номер документа в деле.

    Индекс документа

    Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).

    Дата документа

    В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).

    Заголовок документа

    Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.

    Номера листов

    Нужно указать номера листов документа.

    Примечание

    В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

    Итоговая запись

    В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.

    naar.ru

    Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1)

    Ответить Аналитика Август 21st, 2014 Аналайзер

    В первую очередь это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Технико-экономическое обоснование (далее ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД) позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты, а также рассчитать срок окупаемости вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.

    Официальное определение также дает ГОСТ 24.202-80 Требования к содержанию документа «технико-экономическое обоснование создания АСУ»: «Документ «Технико-экономическое обоснование создания АСУ» (ТЭО АСУ) предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания или развития АСУ …»

    Любой проект начинается с инициализации, с формулировки целей для решения производственных задач.

    Основные типовые цели внедрения систем электронного документооборота:

  • повышение сохранности и актуальности документов;
  • обеспечение соответствия действующим регламентам;
  • сокращение сроков подготовки и согласования документов;
  • сокращение времени поиска документов;
  • сокращение времени формирования отчетов.
  • Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения СЭД.

    Именно на этом этапе компания решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет.

    Рис. 1. Процесс принятия решения по старту проекта внедрения СЭД

    После согласования и утверждения технико-экономического обоснования на внедрение/модернизацию СЭД компания принимает итоговое решение по дальнейшему ходу проекта.

    Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для кого предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.

    ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с Руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).

    В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.

    Приведем общую сводную таблицу по кругу потенциальных заинтересованных лиц при подготовке технико-экономического обоснования:

    Цели/задачи

    Области и интересы в ТЭО

    В основном технико-экономическое обоснование составляется для согласования и утверждения проектов перед Руководством, а также используется в качестве основы при подготовке технического задания на проектируемую систему.

    По специфики своей работы я участвовала в подготовке технико-экономического обоснования внедрения СЭД для внутреннего использования. Основными задачами разрабатываемого документа были: анализ текущей ситуации, выявление проблем, описание имеющихся ресурсов, анализ и выбор оптимального решения, определение ключевых показателей и эффекта от внедрения СЭД. Документ разрабатывался совместно с функциональным подразделением Заказчика для анализа, планирования и обоснования проекта перед Руководством Заказчика. Инициатором проекта выступало подразделение делопроизводства.

    Как уже отмечалось, любой проект начинается с инициализации, выявления потребностей, целей и задач проекта и подготовки технико-экономического обоснования.

    После подготовки, технико-экономическое обоснование согласуется и утверждается с Руководством. После чего Руководство принимает решение:

  • Отклонить проект как не целесообразный и экономически невыгодный.
  • Временно отложить проект с необходимостью дополнительного уточнения.
  • Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей на согласование/утверждение Инвестору или Кредитору.
  • Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей Руководителю проекта полномочий для реализации проекта.
  • В случае согласования/утверждения проекта Инвестором/Кредитором, проекту присваивается бюджет, и Руководителю проекта передаются полномочия на реализацию СЭД.

    В случае успешного утверждения проекта, назначенный Руководитель проекта совместно с Инициатором проекта приступает к реализации проекта.

    В зависимости от принятой структуры в компании, подготовкой ТЭО занимается как непосредственно Функциональный заказчик, так и выделенный под данный проект Руководитель проекта.

    Функциональный заказчик – это представитель бизнес- подразделения, курирующий дальнейшее развитие проекта и ответственное за расходование денежных средств под данный проект.

    В настоящее время наиболее распространены случаи, когда технико-экономическое обоснование готовит потенциальный подрядчик, планируемый для привлечения внедрения СЭД. Также для составления ТЭО привлекаются консалтинговые компании. Стоимость таких работ обычно колеблется от 5 000 до 120 000 рублей. Обычно считается, что стоимость работ по разработке ТЭО должна составлять не более чем 5-10% от стоимости всего проекта по внедрению СЭД.

    Сами подрядчики обычно рассматривают такие работы как возможность получить дополнительные бонусы при выборе их в качестве основного исполнителя.

    Не редки случаи, когда компании подрядчики готовы помочь в подготовке ТЭО, в том числе и бесплатно, на такие случаи у некоторых компаний есть заготовленные шаблоны по подготовке технико-экономического обоснования для внедрения их системы.

    На практике, расчет экономических выгод лучше осуществлять своими силами, т.к. только вы и представители вашей компании знают актуальные проблемы и задачи, стоящие перед вашей организацией. Также не будут возникать проблем с конфиденциальностью информации.

    Технико-экономическое обоснование может составляться как отдельный документ, так и входить в состав других документов, например Бизнес плана.

    Основное отличие ТЭО от Бизнес плана состоит в том, что Бизнес план напрямую описывает пути осуществления стратегии, целей и задач организации в контексте необходимых для реализации проектов, а ТЭО больше предназначен для обоснования конкретного проекта.

    При этом, оформляться технико-экономическое обоснование может по-разному, в некоторых компаниях это краткое описание на 1-2 страницы формата А4, а в некоторых – это комплекс документов, над составлением которых работает группа выделенных специалистов или даже все подразделение.

    Существует официальная структура Технико-экономического обоснования согласно ГОСТ 24.202-80:

  • Раздел 1. Введение
    • Сроки начала и окончания работ;
    • Источники, объемы, порядок финансирования работ;
    • Раздел 2. Характеристика объекта и существующей системы управления
      • Общая характеристика объекта;
      • Перечень и характеристику недостатков в организации и управлении объектом;
      • Оценку производственных потерь;
      • Характеристику готовности объекта к созданию АСУ;
      • ….
      • Раздел 3. Цели, критерии и ограничения создания АСУ
        • Формулировку производственно-хозяйственных, научно-технических и экономических целей и критериев создания АСУ;
        • Характеристику ограничений по созданию АСУ.
        • Раздел 4. Функции и задачи создаваемой АСУ
          • Раздел 5. Ожидаемые технико-экономические результаты создания АСУ
            • Перечень основных источников экономической эффективности получаемых в результате создания АСУ;
            • Оценку ожидаемых затрат на создание АСУ с распределением их по очередям создания АСУ и по годам;
            • Ожидаемые обобщающие показатели экономической эффективности АСУ.
            • Раздел 6. Выводы и предложения
              • Выводы о производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания АСУ;
              • Рекомендации по созданию АСУ.
              • На практике же, каждая компания готовит технико-экономическое обоснование по собственному формату, описывая лишь основные разделы ТЭО.

                Можно выделить основные типовые разделы ТЭО, которые обязательно присутствуют в технико-экономическом обосновании в том или ином виде :

              • Общее описание. Описывается текущее состояние предприятия, процессов. Приводится обзор рынка
              • Существующие возможности. Описывается анализ имеющихся ресурсов, возможностей и ограничений: технических и организационных ограничений, сроков и бюджете проекта.
              • Потенциальные возможности. Описывается анализ потенциальных возможностей и выгод, рынков сбыта и др.
              • Необходимые дополнительные ресурсы. Описываются все виды затрат и ресурсов необходимых для достижения поставленных целей.
              • Производственный план. Описывается план график проекта.
              • Оценка эффективности и окупаемости. Описывается оценка эффективности и окупаемости, финансовый план, возврат инвестиций и др.
              • В случае, если Вы будете разрабатывать ТЭО по собственной структуре и формату, обязательно включите в документ типовые обязательные разделы. Формулировка разделов может быть различной, но смысловое назначение разделов должно быть отражено в итоговом документе.

                Срок подготовки ТЭО зависит от степени детализации описания ТЭО; объема планируемого к разработке и внедрению функционала; количества рассматриваемых процессов; готовности и актуальности действующих регламентов и других внутренних документов, описывающих положения по работе рассматриваемых процессов; наличие готовой инфраструктуры и выделенного персонала.

                Сроки подготовки технико-экономического обоснования по внедрению СЭД могут колебаться в зависимости от объема и сложности расчетов от 3-х дней до 1 года.

                Для примера за основу описания возьмем структуру ТЭО по ГОСТ 24.202-80, т.к. на текущий момент она имеет наиболее расширенную структуру и является официальной структурой для разработки технико-экономического обоснования.

                В рассматриваемом далее примере, Технико-экономическое обоснование будет иметь следующую структуру:

                Рассмотрим пример подготовки Технико-экономического обоснования на внедрение системы электронного документооборота для автоматизации работы с внутренними документами и договорами.

                Раздел 1. Введение

                В разделе приводится описание сроков начала и окончания работ, источники и порядок финансирования работ, перечень используемых нормативно-технических документов и другая общая информация.

                Раздел 2. Характеристика объекта и существующей СЭД

                В разделе приводится общая характеристика объекта автоматизации; организационная структура; автоматизированные и неавтоматизированные функции СЭД, существующие и потенциальные возможности; выявленные недостатки и возникающие затраты, а также потери при отсутствии автоматизируемой функциональности; характеристики готовности внедрения СЭД.

                Таким образом, в этом разделе мы даем общее описание текущей ситуации, описываем существующее решение СЭД со всеми плюсами и минусами, и описываем потенциальные возможности.

                Для этих целей мы проведем SWOT анализ для анализа эффективности или не эффективности существующей Системы электронного документооборота, ее сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей и рисков.

                Почему именно SWOT анализ? Во-первых, он наиболее полно отразит интересующую нас информацию для описания данного раздела. Во-вторых, этот инструмент является самым распространенным среди Руководителей, т.к. отображает текущее состояние с сильными и слабыми сторонами и позволяет выявить направление, в котором нужно двигаться дальше, с использованием сильных сторон, чтобы исключить слабые стороны и минимизировать риски.

                SWOT – это аббревиатура, используемая в менеджменте и маркетинге для определения сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей и рисков рассматриваемого объекта.

                SWOT анализа для существующей Системы электронного документооборота в рамках нашего примера:

                Для устранения выявленных рисков и угроз сразу фиксируем необходимость в рамках проекта предусмотреть:

              • Для снятия негативного фона при внедрении и адаптации СЭД необходимо участие максимального числа сотрудников, которые будут работать в Системе. Когда сотрудники вовлечены на ранних этапах в проект и их мнение и пожелания учитываются, процесс адаптации системы всегда проходит более легко. И это вполне обоснованно, т.к. СЭД внедряется не для того чтобы внедрить Систему, а для того, чтобы именно этим сотрудникам было удобно в дальнейшем работать. Поэтому так важно по возможности учитывать пожелания сотрудников.
              • Если сотрудников много, и нет возможности индивидуального интервьюирования, то можно использовать метод опроса (составить бланк опроса и разослать всем сотрудникам, по спорным вопросам, провести дополнительное уточнение).

              • Для контроля сроков и бюджета проекта необходимо тщательно подготовить детализацию требований и план реализации проекта. Детализация требований позволит как и Вашей компании понимать фиксированный объем работ, так и потенциальному Поставщику четко оценить время и стоимость выполнения работ. Выбрав достойного поставщика и согласовав с ним сроки – контролировать их исполнение.
              • Изменения в процессах неизбежны. Необходимо заранее это понимать и предусматривать дальнейшую необходимость обновления регламентирующих документов.
              • Все это мы также можем отразить в Технико-экономическом обосновании, заранее предупредив вопросы Руководства.

                Проведенный SWOT анализ также позволил нам выявить потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:

              • Экономия на бумаге: расходы на канцтовары, такие как бумага, картриджи и т.п.
              • Временные расходы на подготовку документов
              • Временные расходы на согласование документов
              • Финансовые расходы при отсутствии контроля по своевременному закрытию/пролонгации договоров
              • Временные расходы по неэффективной работе сотрудников: дублирование действий, перегруженность подразделений по работе вне собственной зоны ответственности и др.
              • Наиболее часто среди таких потерь выделяют сокращение расходов на бумагу, принтер, рабочего времени сотрудников на поиск и обработку документов, – все эти величины достаточно измеримы и также могут быть использованы в расчете экономической эффективности.

                По бумаге все достаточно просто. Вам нужно оценить количество и объем документопотока внутренних документов компании (уведомлений, служебных записок, докладных и т.д.) – элементарный перевод этих потоков документов в электронный вид и исключение оборота бумажных экземпляров существенно сократит вышеуказанные расходы.

                Но есть и такие затраты, которые не так легко прогнозируемы, а величины их не только не прогнозируемы, но и порой критичны.

                К таким затратам относится время, особенно время поиска необходимого документа в максимально короткие сроки. Документы могут запрашивать, как и судебные приставы, так и налоговая, а сроки всегда очень ограничены. Внедрение СЭД исключит риски по утери необходимых документов.

                Кроме того, достаточно часто бывает, что сотрудники просто «утопают» в обилии и согласовании различных внутренних документов, при этом, не осознавая что часть документов дублируют друг друга, и не понимая для кого и зачем они формируют эти документы. Все это время. И при проектировании и оптимизации процессов при внедрении СЭД все подобного рода ситуации выявляются. Здесь эффект косвенный, в явном виде на этапе расчета ТЭО не прогнозируемый, но в результате более чем ощутимый.

                Сокращение сроков по подготовке и внутреннему согласованию документов можно организовать за счет использования шаблонов различных типов документов.

                Среди основных бизнес выгод при внедрении СЭД выделяют:

              • исключение потери документов, за счет наличия и использования электронной версии документа;
              • контроль комплектности документов;
              • повышение уровня взаимодействия между сотрудниками подразделений и филиалами компании;
              • повышение уровня исполнительской дисциплины, за счет средств мониторинга по работе с документами;
              • обеспечение уровней информационной безопасности за счет разграничения уровня доступа к документам;
              • сокращение временных затрат на обработку документов при регистрации документов, за счет использования средств потокового сканирования и настроенных шаблонов по автоматическому заполнению карточек документов;
              • сокращение временных затрат при поиске документов и формировании различных отчетов.
              • Раздел 3. Цели, критерии и ограничения при внедрении СЭД

                В разделе описываются цели и критерии внедрения СЭД. Также в разделе описываются ограничения.

                Цели подготовки ТЭО могут быть разными. Порой разработка документов связанных с технико-экономическим обоснованием превращается в разработку дополнительных бюрократических документов, описывающих фиктивную выгоду от внедрения СЭД. Причин может быть несколько.

                Основная причина заключается в выборе показателей для измерения эффективности внедрения СЭД. Для оценки реальной эффективности и экономической выгоды необходимо выбирать измеряемые показатели, для этого необходимо изначально при формировании цели внедрения СЭД формулировать цель так, чтобы она была в дальнейшем измерима.

                Для формирования измеримой цели внедрения СЭД можно использовать общепринятую технологию формирования целей по SMART.

                SMART – это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.

                В качестве примера приведем показатели, которые потенциально можно использовать для измерений:

                • Сроки выполнения поставленных задач, например, согласование документа;
                • Сроки постановки, контроля и исполнения поручений по документам;
                • Сроки подготовки отчетов;
                • Сроки поиска документов, информации в документах и справочниках.
                • Эти же показатели можно использовать в дальнейшем как ключевые показатели эффективности (KPI, Key Performance Indicators).

                  KPI, Key Performance Indicators (Ключевые показатели эффективности) – это показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.

                  Раздел 4. Функции и задачи внедряемой СЭД

                  В разделе приводится описание планируемых для реализации функций и задач СЭД.

                  В нашем примере это будет описание автоматизируемых процессов согласования внутренних документов и договорной документации; доработка формы поиска и формирования отчетов.

                  Автор: Е.С. Рожкова, часть статьи.

                  Связанные статьи

                  Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2)

                  Дорогие читатели, если Вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, сообщите мне об этом, выделив ошибку и нажав комбинацию Shift + Enter или же нажмите сюда, чтобы сообщить нам.

                  ocnova.ru

  • Популярное:

    • Приказ о приемной комиссии вуза Приказ о приемной комиссии вуза Подпишитесь на каналы Состав приемной комиссии В соответствии с утвержденным Положением о приемной комиссии ФГБОУ ВПО «АГАО» и приказа № 304 от 31.12. 2015 года включить в состав приемной […]
    • Порядок реализации материнского капитала Направляем материнский капитал на улучшение жилищных условий Анна Мазухина, Эксперт Службы Правового консалтинга компании "Гарант" Право на федеральный материнский капитал имеет любая женщина-россиянка, родившая или усыновившая второго […]
    • Внешняя дисциплина основана на законах принятых государством Тест на тему: Тест по теме: Для чего нужна дисциплина Тест по теме: Для чего нужна дисциплина Предварительный просмотр: А 1. Определенный порядок поведения людей, отвечающий сложившимся в обществе нормам права и морали или требованиям […]
    • Приказ мз 253 МБУЗ г. Сочи “Городская больница №9” Вопросы и ответы Акушерство Подразделения ПЦ Детская больница Детская поликлиника Лаборатория Детская стоматология Запись на приём в ЖК Нормативка С целью улучшения доступности телефонной связи в […]
    • Примеры региональных и местных налогов Примеры региональных и местных налогов Курсы профессиональной переподготовки в Сочи «УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ» (270 ак. часов) (обучение очно-заочное) «РЕФОРМА ГОСЗАКУПОК 2018» Комплексный информационный […]
    • Налоговая база налог на имущество физ лиц Новые правила налога на имущество физических лиц Пожалуй, одно из самых громких изменений, внесенных в НК РФ в последнее время, – это введение главы 32 "Налог на имущество физических лиц" (Федеральный закон от 4 октября 2014 г. № 284-ФЗ), […]
    • Госпошлина за рассмотрение дела Госпошлина в суд. Калькулятор госпошлины 2018 Нужна госпошлина в суд? Калькулятор госпошлины 2018 года: Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы! Размер государственной пошлины: 1. Подача искового заявления Имущественного характера, […]
    • Как оформить машину на перепродажу Перепродажа авто, как бизнес Перепродажа авто, как источник заработка – как запустить бизнес + 5 этапов для реализации проекта + 2 совета по расширению бизнеса + 4 схемы продаж. ► Капитальные вложения: от 45 000 рублей. ► Срок […]