Как написать реестр договоров

Реестр договоров — бланк

Подписание договора руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным, является основанием для передачи данного документа в отдел, осуществляющий делопроизводство по договорам. Если же на фирме такой отдел отсутствует, регистрацией договора и присвоением ему соответствующего номера занимается уполномоченный сотрудник. Учет подписанных соглашений ведется при помощи реестра договоров – основного инструмента для делопроизводства по договорам.

Регистрация в реестре происходит одним из следующих способов:

  • Путем присвоения индивидуального номера для договоров, получивших нумерацию при регистрации (при этом делопроизводитель отмечает индивидуальный номер на обратной стороне и ставит специальный штамп);
  • Путем присвоения договору сложного номера (с дробью) – номер является очередным по внутреннему реестру договоров в данной организации.
  • Законодательно не предусматривается единая форма реестра договоров, что позволяет организациям утверждать наиболее удобную для них форму реестра с учетом особенностей деятельности предприятия. Для удобства в реестр включают такие данные о договорах:

  • порядковый номер;
  • регистрационный номер и дата подписания;
  • полная информация о контрагенте;
  • период, на который заключается договор;
  • общая сумма.
  • Можно также вести графу «примечания», где найдут отображение такие моменты договора как, к примеру, наличие спецификации к договору или дополнительного соглашения. Не ограничивается и способ ведения реестра договоров – это может быть как заполнение электронной формы, так и стандартный бумажный вариант (журнал). Существуют также и специально разработанные компьютерные программы.

    dogovorum.ru

    You are here

    Реестр договоров

    Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

    После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.
  • Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • предмет соглашения;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.
  • Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

    blanker.ru

    Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

    Чем отличаются базы

    Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

    Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

    Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

    Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

    Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

    Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

    За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

    Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

    Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

    Если направляются данные о заключении соглашения, нужно нажать кнопку «Создать информацию о контракте».

    Когда необходимо внести информацию об изменении, исполнении или расторжении, следует найти контракт на вкладке «Исполнение». Далее в выпадающем меню нужно нажать на пункт «Внесение изменений» или «Исполнение (расторжение) контракта» соответственно.

    В обоих случаях отобразится страница для ввода информации.

    Необходимо заполнить все поля веб-формы, отмеченные символом «*», иначе система не позволит сформировать и направить сведения.

    Далее нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просматривать с помощью общедоступного программного обеспечения.

    Информация и документы должны быть подписаны электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

    Образец реестра госконтрактов

    Образец реестра договоров по 44 ФЗ разработать не сложно. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

    Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов. Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

    Предлагаем образец реестра договоров в Excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

    Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

  • 3 рабочих дня с даты заключения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг);
  • 1 рабочий день с даты изменения или расторжения контракта.
  • Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

    Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

    С 01.07.2018 после даты внесения сведений о контракте — заключении, изменении, расторжении, приемке продукции, исполнении в течение 5 рабочих дней — заказчик формирует информацию и документы и направляет сведения в реестр.

    • проверяет (программно-аппаратными средствами);
    • формирует реестровую запись с присвоением уникального номера, согласно утвержденному Приказу Минфина № 130н от 23.12.2013;
    • направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.
    • В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

      После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

      Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

      Ведение реестра договоров по 223 ФЗ происходит так. Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через «Электронный бюджет». Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме). Документ должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

      Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

      Данные и документы должны быть направлены в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

      Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он должен сформировать недостающие сведения и документы и(или) доработать их надлежащим образом, а затем направить измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

      Образец базы договоров по 223-ФЗ

      Предлагаем скачать бланк реестра договоров в Excel.

      goscontract.info

      Реестр договоров: когда понадобится и как вести

      Статьи по теме

      У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

      Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

      Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением. Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

      Для учета договоров оформите отдельную таблицу

      Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

      Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

      Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению

      Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно. Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке. Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

      1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
      2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
      3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
      4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

      Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

    • что считать надлежащим исполнением со стороны контрагента,
    • в каком порядке разрешать спорные вопросы,
    • где хранить оригиналы договоров компании.
    • Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

      Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

      В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

    • в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
    • кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.
    • В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия. Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов. Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

      www.law.ru

      Реестр документов – порядок применения и правила оформления

      В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

      На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

      В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

      Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

      Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

    • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
    • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
    • Назначение

      В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

      Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

      Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

      Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

      Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

      Образец оформления реестра документов

      Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

    • хранение документации;
    • учет;
    • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

    Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

    Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  • Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  • На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  • На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
  • Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

    В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

    Правила оформления и составления

    Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

    В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

    Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

    Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

    В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

    Правила ведения

    Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
  • Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
  • Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

    • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
    • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
    • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
    • Содержание и структура

      Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

      Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

      В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

    • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
    • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
    • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
    • Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

      Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

      Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

      Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

      Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

      Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

      Преимущества использования

      На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

      В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

      Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

      На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

      Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

      Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

      Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

      www.delasuper.ru

    Популярное:

    • Гос нотариус в харькове Восьмая государственная нотариальная контора Киевского района города Харькова Место для Вашей рекламы! За 99 грн в месяц о Вас узнают все посетители этой страницы. Ближайшие места: Частный нотариус Серветник Анна Геннадьевна, Ярослава […]
    • Можно ли оформить доверенность на ипотеку Доверенность на продажу квартиры: виды и способы оформления Доверенность на продажу недвижимости представляет собой документ, в котором собственник (доверитель) передаёт свои полномочия на продажу недвижимости третьему (доверенному) […]
    • Книжка малышка по правилам дорожного движения Книжка-малышка по правилам дорожного движения Работа выполнена на районный конкурс книжка по правилам дорожного движения "Знаки разные нужны, знаки всякие важны!" Предварительный просмотр: Знаки разные нужны, знаки всякие […]
    • Упрощённая система налогообложения 2014 налоги Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2018 году Бланк Приходного ордера (ПКО) по форме КО-1 Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или […]
    • Форма заявления 11 Сроки, заявления, перечень необходимых документов Информация о получении уведомлений на экзамены для участников ГИА-11 (ЕГЭ, ГВЭ), итогового сочинения (изложения). Обучающиеся, отказывающиеся дать согласие на обработку персональных […]
    • Как получить подоходный налог при покупке квартиры пенсионерам Налоговый вычет при покупке жилья в ипотеку Сегодня нас будет интересовать налоговый вычет при покупке жилья. Что это такое? И как его можно запросить? Разобраться во всех перечисленных вопросах и не только нам предстоит в представленной […]
    • Превышение промилле штраф Сколько промилле алкоголя возможно для водителей в 2018 году Каждому российскому водителю известно, что вождение автомобиля в нетрезвом виде недопустимо. Но, оказывается, что в этом текущем году действует поправка в Административном […]
    • Работа мигрантов по патенту с 2018 года Патент на работу для граждан Узбекистана в 2018 году: цены, сроки Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг В январе 2015 г. изменились правила для трудоустройства в РФ граждан Узбекистана. […]