Документы при расчете при увольнении

Справки при увольнении

Актуально на: 11 января 2018 г.

Главный документ, который работодатель обязательно должен выдать работнику в день увольнения, это его трудовая книжка. Но кроме того по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.

Какие справки выдаются при увольнении работника

Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации.

Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице. Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ).

Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ, Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.

Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»

Кроме прочих справок с места работы при увольнении работнику должны быть предоставлены персонифицированные сведения, касающиеся взносов, начисленных с его заработной платы и иных вознаграждений, а также сведения о стаже (п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ). В связи с этим работнику выдается:

  • раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@ ) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату его увольнения;
  • форма СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п) за месяц увольнения работника, содержащую сведения только о нем;
  • форма СЗВ-СТАЖ.
  • А если ваш работник увольняется в связи с выходом на пенсию, то он также может попросить у вас предоставить сведения о его стаже по форме СПВ-2 . Ее надо будет направить в ПФР, а копию передать работнику.

    СЗВ-СТАЖ при увольнении

    Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

    Мы рассказывали в нашей консультации о представлении в Пенсионный фонд формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» при получении от работника заявления о назначении пенсии. Но форму эту нужно готовить и при увольнении работника. Подробнее о форме СЗВ-СТАЖ 2018 при увольнении работника расскажем в нашем материале.

    О справке СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

    Нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2018 году? Помимо того, что работодатель должен в день расторжения трудового договора с работником выдать ему трудовую книжку и произвести окончательный расчет, законодательство обязывает работодателя предоставить работнику определенные документы, в частности, о его заработке и стаже (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Речь, в частности, идет о формах СЗВ-М и СТАЖ при увольнении.

    Обязанность выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику предусмотрена п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . И речь в данном случае идет о прекращении как трудового договора, так и договора ГПХ. Главное, чтобы на выплаты таким лицам работодатель начислял страховые взносы.

    Поскольку выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении – обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получения формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

    Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении

    Форма СЗВ-СТАЖ и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

    Сведения могут быть заполнены чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвет для заполнения можно использовать любой, кроме красного и зеленого.

    Помимо сведений о страхователе, в справке СЗВ-СТАЖ необходимо заполнить информацию о периодах работы у страхователя увольняющегося работника.

    Обращаем внимание, что заполнять графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в справке увольняющегося работника не нужно. Ставить символ «X» в графе нужно, только если работник увольняется 31 декабря.

    Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует.

    Приведем образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника по причинам, не связанным с уходом на пенсию. Данный образец актуален для 2018 года.

    Справка для больничного листа 182н: бланк

    Актуально на: 28 декабря 2017 г.

    Справка о сумме заработной платы

    Справку о заработке, которую бухгалтеры иногда называют справкой 182н или формой 182н по номеру Приказа (Приказ Минтруда России от 30.04.2013 N 182н) ее утвердившего, работодатель должен выдавать (п. 2, 3 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (далее – Порядок)):

    • работнику при увольнении;
    • экс-работнику по его требованию.

    Данная справка понадобится сотруднику для представления следующему работодателю для расчета ему пособия по временной нетрудоспособности.

    Справку 182н можно скачать здесь.

    Справка для расчета больничного листа по форме 182н: правила заполнения

    Справку о заработке можно заполнить либо от руки (шариковой ручкой с синими или черными чернилами), либо на компьютере (п. 5 Порядка). Информация, отраженная в Справке, берется из данных бухгалтерского учета работодателя и его отчетности (п. 6 Порядка).

    Печать на Справке ставится при ее наличии (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). При отсутствии печати к Справке необходимо приложить заверенные копии документов (п.7 Порядка):

  • документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего Справку, действовать от имени юрлица без доверенности;
  • доверенность на подписание Справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
  • документ, удостоверяющий личность физлица;
  • свидетельство о госрегистрации физлица в качестве ИП.
  • Подойдет ли для расчета больничного пособия не оригинал, а копия справки

    Работодатель вправе рассчитать пособие по больничному на основании копии Справки, но только если она будет заверена должным образом (ч. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ):

    (или) работодателем, который выдал эту Справку.

    Если работник не представил Справку о заработке с предыдущих мест работы

    В этом случае работодатель рассчитывает пособие на основании имеющихся только у него сведений (ч. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , Информация ФСС). А месячный заработок, используемый для расчета пособия по временной нетрудоспособности в тех двух годах, которые являются расчетным периодом, не может быть меньше МРОТ, установленного на день болезни (ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ).

    Если работник представит Справку уже после получения пособия

    Если впоследствии работник предоставит Справку о заработке, то выплаченные ему ранее пособия нужно пересчитать (Информация ФСС). Перерасчету подлежат пособия, выплаченные за три года, предшествующие дню представления Справки. За более ранний период перерасчет пособий производить не нужно.

    Есть еще вариант получения данных о заработке работника

    Работник может подать нынешнему работодателю заявление о получении сведений о его заработке в ПФР. Работодатель, получивший такое заявление, должен в течение двух рабочих дней со дня его получения направить в ПФР по почте или в электронном виде (с ЭЦП) соответствующий запрос в ПФР (ч. 7.2 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , п. 5, 6 Приложения № 3 к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 N 21н).

    Полученную из ПФР информацию работодатель и должен будет использовать при расчете пособия по временной нетрудоспособности. Если же пособия уже выплачены, их также нужно пересчитать.

    glavkniga.ru

    Справка о средней заработной плате (бланк и образец заполнения)

    Актуально на: 5 декабря 2016 г.

    Уволенные работники нередко просят своих работодателей выдать им справку о среднем заработке за последние 3 месяца. Она нужна для признания бывшего работника безработным и, как следствие, назначения ему пособия по безработице, если он решил зарегистрироваться на бирже труда, т. е. обратиться в орган службы занятости населения (п. 1, 2 ст. 3, п. 1 ст. 31 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ).

    Работнику, который до увольнения попросил предоставить ему справку о среднемесячном заработке, она должна быть выдана в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). А если за справкой пришел уже бывший работник и написал по этому поводу письменное заявление, то оформить и выдать ее нужно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

    Форма справки о среднем заработке приведена в одном из писем Минтруда (Письмо Минтруда от 15.08.2016 N 16-5/В-421 ). Конечно, ее можно использовать как бланк справки о среднем заработке. Но в этом же письме отмечено, что если справка будет составлена в произвольной форме, и в ней будут содержаться все данные, которые нужны для определения размера пособия и сроков выплаты, ее тоже должны будут принять органы службе занятости.

    Расчет для справки о среднемесячной заработной плате

    Сумма среднего заработка для справки, представляемой в орган службы занятости, считается по своим правилам (Приложение к Постановлению Минтруда от 12.08.2003 N 62). В то же время порядок расчета этого среднего заработка во многом совпадает с тем, который используется при расчете отпускных, оплаты дней в командировке и др. Но, конечно, есть и отличия.

    Во-первых, средний заработок для службы занятости считается за 3 последних месяца (п. 3 Порядка, утв. Постановлением Минтруда от 12.08.2003 N 62), а не за 12 месяцев. Во-вторых, несколько отличается «набор» выплат, учитываемых при расчете. Поэтому нельзя просто воспользоваться старым расчетом, который вы делали, к примеру, для определения суммы выходного пособия при увольнении, и на его основании заполнить справку для службы занятости.

    Пример заполненной справки о средней заработной плате (образец заполнения) приведен на странице.

    Какие документы выдавать работнику при увольнении

    При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

    СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

    В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

    1. Трудовая книжка

    Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

    Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

    Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

    2. Расчетный листок

    Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

    Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

    При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

    Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

    Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

    3. Справка о сумме заработка за два года

    Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

    Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

    Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

    Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

    4. Форма СЗВ-М

    Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

    Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

    Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

    5. Форма СЗВ-СТАЖ

    Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

    Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

    Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

    6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

    Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

    Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

    7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

    Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

    КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

    Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

    1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

    2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

    3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

    Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

    А. Н. Славинская,
    специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

    Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 3, 2018.

    www.profiz.ru

    Популярное:

    • Купля продажа в северодонецке Объявления Северодонецка и региона / Недвижимость / продам / 3-х в новом районе города по цене 2-х ВИЛЕСОВА, 9-а ( всё рядом: школа № 17 и № 8, садик, рынок, поликлиника, Сильпо, отличная транспортная развязка в любую точку города).5/5, […]
    • Выдача спецодежды приказ минздрава Приказ №777н МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 1 сентября 2010 г. N 777н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ НОРМ БЕСПЛАТНОЙ ВЫДАЧИ СПЕЦИАЛЬНОЙ ОДЕЖДЫ, СПЕЦИАЛЬНОЙ ОБУВИ И ДРУГИХ СРЕДСТВ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ […]
    • Приказ фсин 770 от Указ Президента РФ от 11 августа 2003 г. N 960 "Вопросы Федеральной службы безопасности Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Указ Президента РФ от 11 августа 2003 г. N 960"Вопросы Федеральной службы безопасности Российской […]
    • Приказ минрегиона 262 Раздел 1. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СМЕТНЫЕ НОРМАТИВЫ СМЕТА МДС 2016 Программа для составления смет на строительство и проверки сметной документации СТ - СМЕТА ПИР Программа для расчета стоимости проектных работ И ИНЖЕНЕРНЫХ ИЗЫСКАНИЙ В […]
    • Приказ о выдачи мыла Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 17 декабря 2010 г. N 1122н "Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда "Обеспечение […]
    • Заявления руководства экономического субъекта Международные стандарты аудита для специальности 080109 (060505) Черемисина С.В., Сорокин М.А.Кафедра ЭкономикиТомск-2007 № 1 Первое упоминание об аудите относится к: • Древнему Китаю. № 2 Цель аудита: • выражение мнения. № 3 К органам, […]
    • Приказ минздравсоцразвития от 31052011 448н Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 мая 2011 г. N 448н "О внесении изменения в Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики […]
    • Приказы для молочной кухни Приказы для молочной кухни СТРОИТЕЛЬНЫЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА Дата введения 1990-01-01 РАЗРАБОТАНЫ ЦНИИЭП жилища Госкомархитектуры (канд. архит. Б.Ю.Брандербург - руководитель темы; канд. архит. С.В.Кролевец, д-р архит. В.К.Лицкевич, кандидаты […]