Правила исчисления гарантийного срока

Сроки хранения документов

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), в том числе Перечнями:

  • типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее — Перечень N 558);
  • типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, далее — Перечень 1182);
  • типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988).
  • В число указанных нормативных правовых актов входит и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, далее — Положение N 03-33/пс).

    Общие сроки

    Бухгалтерским и налоговым законодательством РФ, а также законодательством РФ о страховых взносах установлены общие сроки хранения документов. Их несоблюдение может как привести к штрафным санкциям, которые установлены КоАП РФ, так и поспособствовать наложению штрафа за нарушения налогового законодательства и законодательства о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

    Сроки хранения документов, используемых при ведении бухгалтерского учета, установлены п. п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в силу с начала текущего года.

    Так, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

    В подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня N 558 приведены 113 позиций документов (с 351 по 463) с указанием сроков их хранения. Им, в частности, установлены следующие сроки хранения:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность годовая должна храниться постоянно, квартальная — пять лет, месячная — один год (поз. 351);
  • регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним — пять лет (поз. 361, 362);
  • договоры по залогу имущества организации — 10 лет после истечения срока действия договора (поз. 451);
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей — 10 лет после закрытия счета (поз. 374);
  • реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников — 75 лет (поз. 397, 413).
  • Сроки хранения документов, приведенные в Перечне N 558, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 разд. I «Общие положения» Перечня N 558).

    Пример 1. В июне 2013 г. организацией получено положительное судебное решение по имущественному иску к контрагенту.

    Документы о порядке востребования имущества хранятся 15 лет после вынесения окончательного судебного решения (поз. 426 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Соответственно, судебное решение организации надлежит хранить до 31 декабря 2028 г.

    Примечание. Постоянно хранятся:

    — передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (поз. 353);

    — документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации (поз. 429);

    — договоры по лизингу имущества (поз. 449);

    — документы по залогу недвижимого имущества (поз. 451).

    В Перечне N 558 имеется еще и подраздел 4.2 «Статистический учет и отчетность», в котором приведены 17 позиций документов (с 464 по 480).

    Сроки хранения кадровых документов, связанных с приемом, перемещением (переводом), увольнением работников, указаны в подразделе 8.1 Перечня N 558 (поз. 648 — 695). Так, личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации хранятся постоянно, личные дела работников — 75 лет (поз. 656). Те же 75 лет должны храниться книги учета (поз. 695):

  • приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
  • выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.
  • Командировочные удостоверения надлежит хранить 5 лет (поз. 668).

    Пример 2. Сотрудник уволился 31 июля 2013 г.

    Личные карточки хранятся 75 лет (поз. 658 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Карточку, соответственно, надлежит хранить до 31 декабря 2088 г.

    В подразделе 13.3 «Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД» Перечня N 1182 приводятся сроки хранения документов, связанных с электронным документооборотом. Договор между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа ЭЦП должен храниться 10 лет (поз. 1959), акт сдачи в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП хранится постоянно (поз. 1969).

    В разд. II Положения N 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.

    Среди обязанностей налогоплательщиков, перечисленных в п. 1 ст. 23 НК РФ, законодатель указал и обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

    По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после календарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ). Минфин России в Письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 уточнил, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

    Указанный срок хранения — четыре года — установлен абз. 4 пп. 1 п. 19 ст. 1 Федерального закона от 09.07.1999 N 154-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации». Первоначальной же редакцией первой части НК РФ налогоплательщику вменялась обязанность по хранению указанных документов в течение трех лет.

    На необходимость обеспечения сохранности индивидуальным предпринимателем в течение четырех лет первичных учетных документов, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, указано и в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. совместным Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430). Финансисты при этом разъяснили, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-02-08/45).

    Налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов по исчислению, удержанию и перечислению налогов в тот же четырехлетний срок (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

    Документы, связанные с исчислением и уплатой НДС:

  • журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
  • книга продаж, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
  • книга покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
  • дополнительные листы к книге продаж и книге покупок (приведены соответственно в разд. I Приложений N N 3, 4, 5 и в разд. III Приложений N N 4 и 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137), — хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи (абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, приведены в разд. II Приложений N N 3, 4, 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137).
  • В течение этого же срока необходимо хранить не регистрируемые в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур документы, перечень которых приведен в п. 15 Правил ведения журнала.

    Ранее же действовавшие Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) обязывали налогоплательщиков сохранять указанные документы в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. п. 15 и 27 Правил). Как видим, в следующем своем Постановлении по вопросам учета счетов-фактур, ведения журнала их учета, книг продаж и покупок Правительство РФ, устанавливая сроки хранения документов, исходило из сроков, прописанных в первой части НК РФ.

    Плательщики страховых взносов в государственные внебюджетные фонды должны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Перечень же N 558 предлагает хранить годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в Фонд социального страхования постоянно (поз. 390).

    Порядок исчисления сроков по страховым взносам установлен ст. 4 Закона N 212-ФЗ. И он идентичен порядку, применяемому в налогообложении.

    Первичные учетные документы, бухгалтерские и налоговые регистры необходимы проверяющим для целей контроля за соблюдением:

  • налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) — законодательства РФ о налогах и сборах;
  • страхователями — законодательства РФ о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.
  • И требуют они их обычно при проведении выездных проверок. Иной раз проверяющие могут потребовать отдельные документы и при проведении камеральных проверок. За непредставление в установленный срок в налоговые органы документов или иных сведений на налогоплательщика могут быть наложены штрафные санкции в соответствии со ст. 126 НК РФ (Письмо Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288). Штраф составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07 указал, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов достоверно не определено налоговым органом. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо.

    Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов (копий документов), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влекут взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

    Напомним, что в рамках выездной проверки как налоговики, так и страховщики могут проверить период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении (п. 4 ст. 89 НК РФ, п. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

    Особые моменты начала отсчета срока хранения

    На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством. Но это связано с тем, что момент начала отсчета полагающихся для хранения четырех лет исчисляется не с окончания периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчетности, а с иного события. В определенных случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.

    Налогоплательщики, понесшие убыток, исчисленный в соответствии с гл. 25 НК РФ, в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного ими убытка или ее часть (перенести убыток на будущее). Срок переноса убытка на будущее не должен превышать 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 283 НК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшать налоговую базу на сумму полученного убытка только в течение десяти лет после убыточного года.

    Напомним, что убытком в налоговом учете признается отрицательная разница между доходами, определяемыми в соответствии с гл. 25 НК РФ, и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном гл. 25 НК РФ (п. 8 ст. 274 НК РФ).

    При переносе убытков на будущее налогоплательщик в силу п. 4 ст. 283 НК РФ обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

    Налоговым законодательством не разъяснено, какие именно документы подтверждают объем убытка.

    Финансисты в свое время разъяснили, что к таким документам относится вся первичная документация, которая подтверждает полученный финансовый результат (Письмо Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).

    Президиум ВАС РФ в Постановлении от 24.07.2012 N 3546/12 подчеркнул, что убыток представляет собой финансовый результат хозяйственной деятельности организации, на размер которого влияет сумма произведенных в налоговом периоде расходов, которые учитываются при определении налогооблагаемой прибыли при условии соответствия их требованиям, перечисленным в ст. 252 НК РФ. Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Порядок документального оформления затрат предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

    В случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ, по мнению высших судей, не соблюдается.

    Поскольку возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер и на налогоплательщика возложена обязанность доказать их правомерность и обоснованность, при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несет риск неблагоприятных налоговых последствий.

    Обязанность по сохранению рассматриваемых документов в течение всего срока списания убытков с налогоплательщика не прекращается даже в том случае, если за период, в котором понесены убытки, или периоды, в которых он учитывался, фискалами проведены налоговые проверки (Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276). Финансисты при этом в обоих случаях подчеркивали, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

    И некоторые арбитражные суды приходят к такой же позиции (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2012 N А56-70108/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.06.2010 N А33-12338/2009 (Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-9926/10 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

    В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 24.08.2012 N А20-3689/2011 указано, что при отсутствии надлежащих документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться положениями ст. 283 НК РФ, так как соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (Определением ВАС РФ от 13.11.2012 N ВАС-14298/12 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

    Судьи же ФАС Поволжского округа уточнили, что акт выездной налоговой проверки не является документом, подтверждающим правомерность учета убытков (Постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 N А12-5807/2011).

    Правом переноса убытков на будущее могут воспользоваться в том числе и налогоплательщики — правопреемники реорганизованных организаций, которые прекратили свою деятельность. Они вправе в порядке правопреемства уменьшать налоговую базу на сумму убытков, полученных реорганизуемыми организациями до момента реорганизации (п. 5 ст. 283 НК РФ, Письма Минфина России от 02.05.2012 N 03-03-06/1/215, от 26.06.2008 N 03-03-06/1/368). Перенести сумму убытков на будущее правопреемник вправе только на основании первичных документов, подтверждающих величину убытков за убыточный год. Президиум ВАС РФ в упомянутом Постановлении N 3546/12 указал, что в отсутствие первичных учетных документов реорганизованной организации, подтверждающих размер понесенного ею убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном предприятием размере.

    Как видим, при переносе убытка на будущее необходимо наличие первичных учетных документов, подтверждающих его образование. Такие первичные документы налогоплательщик должен хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на их суммы. И только с завершением налогового периода, в котором убыток окончательно перенесен на будущее, начинается отсчет общих четырех лет, установленных для хранения документов частью первой НК РФ.

    Аналогичные положения по хранению документов, подтверждающих объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка, установлены для плательщиков:

    • УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ),
    • ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);
    • НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).
    • Следовательно, плательщики указанных налогов должны хранить первичные учетные документы, подтверждающие его образование и перенос на будущее, в течение всего срока, когда они уменьшают облагаемую базу по соответствующему налогу текущего налогового периода на их суммы, и еще четырех лет, исходя из общего срока их хранения.

      Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных отчислений, установлен общий срок четыре года. Сумма амортизации определяется исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества, способа ее начисления и срока полезного использования, установленного согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1).

      Следовательно, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому их срок хранения с учетом требований ст. 252 НК РФ, по мнению финансистов, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

      Первоначальная стоимость основных средств, как известно, определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором объект пригоден для использования (п. 1 ст. 257 НК РФ). И она указывается в акте приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), акте о приеме-передаче здания (сооружения), акте приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

      Пример 3. Организация в июле 2013 г. ввела в эксплуатацию сервер, первоначальная стоимость которого в налоговом учете — 48 680 руб. Налогоплательщиком в налоговом учете используется линейный способ начисления амортизации по амортизируемому имуществу.

      Средства вычислительной техники по Классификации основных средств отнесены ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно. При вводе сервера в эксплуатацию организацией установлен срок полезного использования 25 месяцев.

      Последним месяцем начисления амортизации по серверу будет август 2015 г. Исходя из этого четырехлетний срок хранения первичных документов, подтверждающих его первоначальную стоимость, начнет течь с января 2016 г. и окончится в декабре 2019 г.

      Выше приводилось, что упомянутый Перечень N 558 обязывает хранить документы об определении амортизации основных средств постоянно.

      К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

      Законодателем при учете расходов на указанное обучение установлено ограничение: если трудовой договор между указанным физическим лицом и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала действия договора обучения, налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку соответствующего физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы (абз. 1 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

      Выполнение контроля за данным ограничением повлекло за собой необходимость установления специального срока для хранения документов, подтверждающих расходы налогоплательщика на обучение работника по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку. Он установлен на весь срок действия такого договора обучения и одного года работы данного физического лица, но не менее четырех лет (абз. 2 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

      Для признания же в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением могут служить:

    • договоры на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги;
    • копия лицензии (копия лицензии не понадобится, если в договоре на обучение имеется на нее ссылка);
    • приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
    • акт на оказанные услуги, в котором есть ссылка на договор, а также указаны Ф.И.О. лица, прошедшего обучение, наименование курса, место и время проведения обучения;
    • документ, выданный слушателю курсов или образовательной программы (диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т.п.).
    • Расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика в силу пп. 28 п. 1 ст. 264 включаются в прочие его расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Учитываются они в соответствии с положениями п. 4 ст. 264 НК РФ.

      Федеральным законом от 13.03.2006 N 38-ФЗ «О рекламе» установлен срок хранения рекламных материалов или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоров о производстве, размещении и распространении рекламы. Указанные документы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров (ст. 12 Закона N 38-ФЗ). Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников, хотя возможно сохранять и их копии.

      Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого территориальными органами ФАС России (п. 1 ст. 33 Закона N 38-ФЗ, п. 3 Положения о государственном надзоре в области рекламы, п. 1 Положения о Федеральной антимонопольной службе, утв. соответственно Постановлениями Правительства РФ от 20.12.2012 N 1346 и от 30.06.2004 N 331).

      Статьей 12 Закона N 38-ФЗ допускается также возможность существования иных сроков хранения документов, если они предусмотрены иными федеральными законами. В первую очередь это приведенные выше нормы п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

      Следовательно, указанный в ст. 12 Закона N 38-ФЗ срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен быть определяющим для организаций — заказчиков рекламы в целях бухгалтерского учета и налогообложения. Ведь перечисленные в Законе N 38-ФЗ документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А таковые подлежат хранению не менее четырех лет.

      Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

      Данное требование к хранению документов связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учетом положений ст. 87 НК РФ начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ).

      Как видим, приведенные в п. 2 ст. 346.42 НК РФ сроки хранения документов являются обеспечительной мерой реализации положения п. 1 этой статьи, которым снимается ограничение периода, охватываемого выездной налоговой проверкой при выполнении соглашений. При отсутствии обязанности хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, более четырех лет теряла бы смысл норма, допускающая проведение выездной налоговой проверки за период более трех календарных лет, предшествовавших году ее проведения.

      Дебиторскую задолженность можно списать в прочие расходы в бухгалтерском учете и уменьшить на ее величину налогооблагаемую прибыль, в частности при истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ, абз. 2 ст. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

      Общий срок исковой давности, после которого необходимо списать задолженность, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Для некоторых обязательств ГК РФ установлены специальные сроки исковой давности, которые могут быть и короче, и длиннее общего срока (трех лет) (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

      В частности, установлен специальный сокращенный срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, который равен одному году с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ). Срок исковой давности предъявляемых требований в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда, составляет также один год (п. 1 ст. 725 ГК РФ).

      Срок исковой давности (как общий, так и специальный) может прерываться, причем неограниченное число раз. Если должник письменно признает долг, то срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Так, при подписании должником акта сверки, получении от должника гарантийного письма, в котором он признает свою задолженность, при частичной оплате задолженности, при подаче заявления о зачете взаимных требований, при предъявлении иска о взыскании долга в установленном порядке срок исковой давности начинает течь заново (п. п. 15, 20 совместного Постановления Пленума ВС РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18, Письма Минфина России от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955).

      Для признания долга безнадежным, как было сказано выше, достаточно истечения срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ; Письма Минфина России от 04.03.2013 N 03-03-06/1/6313, от 18.05.2012 N 03-03-06/1/250; Определения ВАС РФ от 06.05.2008 N 4786/08, от 06.03.2008 N 2883/08). Дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, надлежит учесть во внереализационных расходах либо списать за счет резерва сомнительных долгов, если организация создавала его в налоговом учете. Списание долга должно происходить в периоде, когда истекает срок исковой давности.

      В налоговом учете документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечения срока ее исковой давности, хранятся в общем порядке — не менее четырех лет.

      В бухгалтерском же учете при списании долга в прочие расходы не происходит аннулирование задолженности. Данная задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета). Поэтому она учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Исходя из этого отсчет положенных для хранения пяти лет для рассматриваемых документов начинается после истечения пяти лет с момента ее списания.

      Ответственность за нарушение срока хранения

      Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.

      Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

      Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета, в частности:

    • нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
    • несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям влечет наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):
    • на юридических лиц — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

      на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;

    • нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):

    на юридических лиц — в размере от 10 000 до 20 000 руб.;

    на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб.;

  • нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, влечет наложение административного штрафа (ст. 19.31 КоАП РФ):
  • на юридических лиц — в размере от 20 000 до 200 000 руб.;

    на должностных лиц — от 2000 до 10 000 руб.;

  • неисполнение акционерным обществом — профессиональным участником рынка ценных бумаг обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ):
  • на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;

  • неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ):
  • на юридических лиц — в размере от 200 000 до 300 000 руб.;

    www.mosbuhuslugi.ru

    Новые правила исчисления срока исковой давности

    С 1 сентября 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации». Им вносятся изменения в гл. 11 «Исчисление сроков» и 12 «Исковая давность» ГК РФ. О том, что следует знать об исчислении срока исковой давности, расскажем в статье.

    Установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить (ст. 190 ГК РФ). Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (ст. 195 ГК РФ).

    Как определено ст. 191 ГК РФ, на следующий день после календарной даты, установленной определенным периодом времени, или наступления события, которыми определено начало исчисления срока исковой давности, начинает исчисляться срок исковой давности. Например, в договоре может быть прописано, что поставка материалов должна быть осуществлена не позднее 15 марта 2013 года. Если 15 марта материалы не будут доставлены, то с 16 марта начинается исчисление срока исковой давности. Или в договоре может быть прописано, что произвести окончательную оплату по договору необходимо в течение трех рабочих дней после дня поставки оборудования. Если поставка была произведена 15 марта, а оплата не была перечислена на счет поставщика до 20 марта, то срок исковой давности исчисляется начиная с 21 марта.

    Общий срок исковой давности

    Начало течения срока исковой давности установлено ст. 200 ГК РФ. В этой статье сказано, что если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права.

    По обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

    По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает исчисляться со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется срок для исполнения такого требования, исчисление срока исковой давности начинается по окончании срока, предоставляемого для исполнения такого требования. При этом срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня возникновения обязательства.

    По регрессным обязательствам течение срока исковой давности начинается со дня исполнения основного обязательства.

    Положения данной статьи по сравнению с редакцией, применяемой сейчас до 1 сентября 2013 года, остались неизменными за исключением того, которым установлено, что срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня возникновения обязательства.

    Если срок исковой давности пропущен, то предъявление претензий к другой стороне сделки невозможно. В качестве примера можно привести Постановление ФАС ВВО от 08.06.2012 № А11-4655/2011. В нем рассматривалась следующая ситуация. Арендодатель и арендатор заключили договор аренды недвижимого имущества, согласно которому арендатор принял в пользование часть нежилых помещений. Дополнительным соглашением стороны изменили условия договора в части площади помещений, передаваемых в аренду, и сумму арендных платежей. В нем же был отражен долг, который арендатор обязался погасить в установленный период и по приведенному графику. Через какое-то время стороны досрочно расторгли договор аренды.

    Решением Арбитражного суда с арендатора была взыскана задолженность по арендной плате, а также проценты за пользование чужими денежными средствами. Арендатор, не согласившись с таким решением, обратился в суд. Он посчитал, что договор недвижимого имущества является недействительным, поскольку был заключен под влиянием заблуждения (ему обманным путем навязаны условия договора о внесении гарантийного платежа), а площадь арендуемых помещений была рассчитана неправильно. Данные обстоятельства послужили основанием для обращения в арбитражный суд с настоящим иском.

    Судебная защита нарушенных гражданских прав гарантируется в пределах срока исковой давности (ст. 195 ГК РФ).

    В силу положений ст. 178, п. 2 ст. 181, п. 2 ст. 199, п. 1 ст. 200 ГК РФ течение годичного срока исковой давности по требованию о признании оспоримой сделки недействительной начинается со дня, когда истец узнал или должен был узнать об обстоятельствах, являющихся основанием для признания сделки недействительной.

    Из материалов дела следует, что в качестве основания для признания оспариваемой сделки недействительной арендатор указал на включение в договор аренды обманным путем условия о гарантийном платеже. Данный факт стал известен арендатору после получения своего экземпляра договора аренды с подписью представителя арендодателя, следовательно, именно с этого момента он мог и должен был узнать об обстоятельствах, на которые ссыла­ется.

    Ссылка арендатора на необходимость исчисления срока исковой давности с момента прекращения договора аренды необоснованна и, кроме того, не имеет значения, поскольку на момент подачи искового заявления срок исковой давности по заявленным требованиям в любом случае истек.

    Истечение срока исковой давности в соответствии с п. 2 ст. 199 ГК РФ, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием для вынесения судом решения об отказе в иске.

    Специальные сроки исковой давности

    На специальные сроки исковой давности распространяются правила, установленные следующими статьями ГК РФ:

    ст. 195 «Понятие исковой давности»;

    п. 2 ст. 196 (устанавливает положение о том, что общий срок исковой давности не должен превышать 10 лет);

    ст. 198 «Недействительность соглашения об изменении сроков исковой давности»;

    ст. 199 «Применение исковой давности»;

    ст. 200 «Начало течения срока исковой давности»;

    ст. 201 «Срок исковой давности при перемене лиц в обязательстве»;

    ст. 202 «Приостановление течения срока исковой давности»;

    ст. 203 «Перерыв течения срока исковой давности»;

    ст. 204 «Течение срока исковой давности при защите нарушенного права в судебном порядке»;

    ст. 205 «Восстановление срока исковой давности»;

    ст. 206 «Исполнение обязанности по истечении срока исковой давности»;

    ст. 207 «Применение исковой давности к дополнительным требованиям».

    Приостановление течения срока исковой давности

    Статьей 202 ГК РФ установлены случаи приостановления течения срока исковой давности. Они следующие:

    1) если предъявлению иска препятствовало чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила);

    2) если истец или ответчик находится в составе ВС РФ, переведенных на военное положение;

    3) в силу установленной на основании закона Правительством РФ отсрочки исполнения обязательств (мораторий);

    4) в силу приостановления действия закона или иного правового акта, регулирующих соответствующее отношение.

    Течение срока исковой давности приостанавливается при условии, что указанные обстоятельства возникли или продолжали существовать в последние шесть месяцев срока исковой давности, а если этот срок равен шести месяцам или менее шести месяцев, в течение срока исковой давности.

    Если стороны прибегли к предусмотренной законом процедуре разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.), течение срока исковой давности приостанавливается на срок, установленный законом для проведения такой процедуры, а при отсутствии такого срока – на шесть месяцев со дня начала соответствующей процедуры.

    Сейчас данная статья содержит положения о том, что заключение сторонами отношений соглашения о проведении процедуры медиации в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 193‑ФЗ «Об альтернативной процедуре урегулирования споров с участием посредника (процедуре медиации)» является основанием для приостановления течения срока исковой давности. При этом течение срока исковой давности приостанавливается с момента заключения сторонами отношения соглашения о проведении процедуры медиации до момента прекращения процедуры медиации.

    Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием приостановления течения срока исковой давности, течение ее срока продолжается. Остающаяся часть срока исковой давности, если она составляет менее шести месяцев, удлиняется до шести месяцев, а если срок исковой давности равен шести месяцам или менее шести месяцев, до срока исковой давности.

    В результате внесения изменений в ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности при предъявлении иска в установленном порядке не будет прерываться с 1 сентября 2013 года. По нормам данной статьи течение срока исковой давности будет прерываться совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.

    Исковая давность при защите права в судебном порядке

    При оставлении судом иска без рассмотрения течение срока исковой давности, начавшееся до предъявления иска, продолжается в общем порядке, если иное не вытекает из оснований, по которым осуществление судебной защиты права прекращено.

    В Постановлении ФАС ЦО от 18.01.2013 № А35-3215/2012 суд указал, что в силу абз. 1 ст. 204 ГК РФ, если иск оставлен судом без рассмотрения, то начавшееся до предъявления иска течение срока исковой давности продолжается в общем порядке. По мнению суда, это правило (в сопоставлении с абз. 2 ст. 204 ГК РФ) означает, что начавшееся до предъявления иска течение срока исковой давности продолжается в общем порядке, то есть не признается, что имел место перерыв срока исковой давности (приостановление срока), и, соответственно, при его исчислении не исключается время со дня предъявления иска до дня вынесения определения суда об оставлении этого иска без рассмотрения. Аналогичная позиция содержится в постановлениях Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2012 № А35-3215/2012, от 28.11.2012 № А08-4980/2012, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2012 № 17АП-8742/2012-ГК и других судебных актах).

    Если судом оставлен без рассмотрения иск, предъявленный в уголовном деле, начавшееся до предъявления иска течение срока исковой давности приостанавливается до вступления в законную силу приговора, которым иск оставлен без рассмотрения.

    Если после оставления иска без рассмотрения не истекшая часть срока исковой давности составляет менее шести месяцев, она удлиняется до шести месяцев, за исключением случаев, если основанием оставления иска без рассмотрения послужили действия (бездействие) истца.

    Положения ст. 204 ГК РФ существенно расширились по сравнению с редакцией, действующей сейчас (до 1 сентября 2013 года). Положения о том, в каком порядке исчисляется срок исковой давности, если иск (не касается уголовного права) оставлен судом без рассмотрения, в данной статье отражены не были.

    Исковая давность по дополнительным требованиям

    Представим себе такую ситуацию. Заказчик контракта своевременно не исполняет свои обязательства – в установленные контрактом сроки не перечисляет оплату по контракту. При этом условиями контракта предусмотрено, что за несвоевременное выполнение заказчиком своих обязательств, взимается неустойка. Погашение обязательства является главным требованием контракта, а уплата неустойки – дополнительным. Как установлено новой редакцией ст. 207 ГК РФ, с истечением срока исковой давности по главному требованию считается истекшим срок исковой давности и по дополнительным требованиям (проценты, неустойка, залог, поручительство и т. п.), в том числе возникшим после истечения срока исковой давности по главному требованию.

    В случае пропуска срока предъявления к исполнению исполнительного документа по главному требованию срок исковой давности по дополнительным требованиям считается истекшим.

    www.klerk.ru

    Популярное:

    • Налог на прибыль пени калькулятор Калькулятор пеней по налогам и страховым взносам Сегодня 24 июля 2018 г., 22:28 Если плательщик не перечислил в установленный законодательством срок какой-либо налог или страховой взнос, то ему начисляются пени (ст. 75 НК РФ, ст. 26.11 […]
    • Фз закон о субсидиях Федеральный закон от 25 октября 2002 г. N 125-ФЗ "О жилищных субсидиях гражданам, выезжающим из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 25 октября 2002 г. N 125-ФЗ"О […]
    • Форма заявление на дни в счет отпуска Предоставление учебного отпуска «Испытываем» новичка Доверенное лицо УЧЕБНЫЙ ОТПУСК: ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И НАЛОГОВОГО УЧЕТА Нередко в организациях отдельные сотрудники совмещают работу с учебой в образовательных […]
    • Претензия в ренессанс банк Претензия в ренессанс банк Истец: Физическое лицо, представитель истца юрист МЮС ЗАЩИТА (по доверенности) Решение первой инстанции: Иск удовлетворить полностью. Взыскать с банка комиссию за подключение кредита в размере 125 тысяч рублей, […]
    • Трудовые споры литература Трудовые споры литература 4. В каких случаях заключается срочный трудовой договор? В период строительства рыночной экономики широкое распространение получила практика заключения срочных трудовыхдоговоров на выполнение работы, которая […]
    • Срок хранения приказов без сохранения О хранении приказов о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №7 год - 2005 На вопрос отвечает Б.В. Альбрехт, заместитель начальника отдела комплектации Федерального архивного […]
    • Заявление на оплачиваемую сессию На сегодняшний день уже не редкость работающий по специальности студент. Иногда уже работающий молодой человек поступает учиться, но так или иначе, когда подходит время сессии все переворачивается с ног на голову. Большинство […]
    • Что будет если за рулём несовершеннолетний Несовершеннолетний за рулем: штраф и виды ответственности родителей и детей Не все современные родители отличается сознательностью, а участившиеся случаи выезда на трассу несовершеннолетних «водителей» свидетельствует еще и об их […]