Основные правила работы архивов 2007

Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
  • Выстрел мимо цели?

    М ы живем в эпоху революции в делопроизводстве. С одной стороны, эти преобразования вызваны кардинальными изменениями в обществе: изменением общественного строя России, процессами глобализации, все более активным использованием рыночных механизмов в деятельности органов государственной власти, заметным укреплением судебной власти, быстрым изменением законодательно-нормативной базы и т.д. С другой стороны, катализатором изменений служат современные информационно-коммуникационные технологии, внедрение которых не просто дает возможность автоматизировать существующую практику делопроизводства, но и подталкивает к трансформации ключевых процессов государственного управления, что тут же сказывается и на управлении документами. Глядя на опыт стран-лидеров и учитывая скорость обновления компьютерных технологий, можно с уверенностью сказать, что период быстрых перемен продлится не менее десятилетия (а скорее всего, и дольше).

    С учетом неодинаковых потребностей и возможностей различных органов власти даже федерального уровня столь стремительные изменения не могли не привести к многоукладности в делопроизводстве. Если одни ведомства все еще пользуются технологиями ушедшего века, то в других органах власти можно найти примеры успешного внедрения самых современных технологий и методов работы.

    Из сказанного следует, что в подобных условиях попытка регламентировать какую-то одну технологию, навязав ее всем подряд органам федеральной власти, обречена на неудачу. Многоукладность приводит к тому, что предложенная технология кому-то подойдет, а кому-то будет мешать работать. Изменения в технологиях приведут к тому, что даже идеальный на сегодняшний день документ через два-три года устареет. Как уже убедились наши зарубежные коллеги, жизнеспособными оказываются более высокоуровневые документы, регламентирующие цели и задачи органов власти в сфере управления документами, определяющие ответственность за их выполнение и формулирующие основные принципы современного управления документами. Выбор же конкретных технологий лучше оставить за самими ведомствами.

    Новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 1 сообщество специалистов в области документационного обеспечения управления (ДОУ) ждало уже давно, поскольку существующие нормативные документы, основанные на идеях 1980-х годов, довольно сильно отстали от реальностей жизни. Органы государственной власти сейчас остро нуждаются в нормативных документах, помогающих им освоить работу с электронными документами. Однако в неменьшей степени они нуждаются и в руководствах, подсказывающих, как им вести дело­производство, исполняя при этом жесткие требования целого ряда новых законов «информационного блока», одни из которых требуют максимально раскрывать государственную информацию, а другие – ­обеспечить ­надежную защиту различных видов тайны.

    Теперь новые Правила, наконец, утверждены и опубликованы. К сожалению, они представляют собой именно описание одной конкретной технологии делопроизводства – и поэтому, с моей точки зрения, ­мы получили совсем не тот документ, который был нужен.

    Плюсы и минусы

    Объективности ради стоит отметить, что впервые в России вопросы управления документами регламентируются нормативным актом столь высокого уровня. Учитывая и то, как регулярно в последнее время выс­шие руководители страны в своих выступлениях затрагивают вопросы электронного документооборота, можно сказать, что внимание к вопросам документационного обеспечения возрастает. Таким образом, есть определенные возможности использовать новые Правила для укрепления статуса служб ДОУ в органах власти.

    К сожалению, Правила не соответствуют тем задачам в области государственного управления, которые были поставлены в последнее время руководством страны. В них не учитываются недавно принятые законы, нормативные документы и стандарты; не принимаются во внимание стратегические направления развития государственного управления, одобренные Президентом и Правительством РФ. В них не отражена ориентация на внедрение современных технологий в органах государственной власти, в том числе электронного документооборота и «электронного правительства», уже заложенная в ряде нормативных документов:

  • Проект концепции формирования «электронного правительства» до 2010 года (одобрен на заседании Правительства РФ 16.08.2007) 2 ;
  • Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212);
  • Контрольные значения показателей развития информационного общества в РФ на период до 2015 года;
  • План мероприятий по проведению административной реформы в РФ в 2006–2010 годах.
  • При разработке Правил не был принят во внимание мировой опыт в области современного управления документами и, в первую очередь, положения стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», разработанного ВНИИДАД на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. Это идет вразрез с принятым в декабре 2007 года решением Коллегии Минкультуры ориентироваться на европейский стандарт документационного обеспечения управления 3 .

    Правила фактически представляют собой урезанную Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в которую добавлено несколько положений, относящихся к электронным документам. В итоге они не полностью описывают традиционное бумажное делопроизводство и очень ограниченно отражают применение современных технологий в управлении государственными документами.

    В отличие от Типовой инструкции по делопроизводству, положения нового нормативного документа являются обязательными для исполнения всеми федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ), и, с моей точки зрения, это сработает во вред – в первую очередь тем органам власти, которые значительно опередили других в освоении современных технологий. В какой-то степени это будет им заслуженным наказанием за то, что ни одно из ведомств-лидеров не приняло участия в рецензировании и доработке новых Правил.

    Складывается также впечатление, что разработчики Правил даже не заметили, что, не оговорив в документе область его применения, они тем самым распространили более-менее разумные требования к организационно- распорядительной документации на все виды документации!

    Чтобы не быть голословной, приведу несколько потенциально проблемных положений. Так, Правила содержат требования к формату бумаги и полям документа:

    5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

    7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

    Не забудьте – положения Правил являются обязательными! Означает ли это, что если документ органа государственной власти оформлен с нарушением этих требований, то можно будет оспаривать его юридическую силу в суде? И что делать с научно-технической государственной документацией (картами, планами, чертежами), которые бывают и формата A0 – также распечатывать их только на форматах А4 и А5? А нужны ли пресловутые «20 мм слева» для тех документов (скажем, форм), которые не сшиваются в дела?

    В судах уже были случаи, когда из-за нарушения установленных правил оформления документов их признавали «ненадлежащими доказательствами». В первом из приведенных ниже примеров строительная фирма потеряла из-за этого 2 млн рублей!

    Акты о приемке выполненных работ и справки об их стоимости, определяющие сметную стоимость подрядных работ в виде долей (пропорций) к зданию и комплексам оборудования как к единицам измерения, были составлены с нарушением постановления Государственного комитета РФ по статистике, утвердившего данные унифицированные формы первичной учетной документации и не были приняты в качестве доказательства, подтверждающего выполнение работ в предусмотренном договором объеме.

    (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2009 по делу № А21-1229/2008.)

    Суд отказал в признании недействительным решения уполномоченного органа об отказе ООО в допуске к участию в конкурсе на право заключения государственного контракта на поставку троллейбусов для нужд города, поскольку представленные обществом при подаче заявки на участие в конкурсе документы не соответствовали формальным требованиям к конкурсной документации: не были прошиты и пронумерованы.

    (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.09.2007 по делу № А56-24633 /2006.)

    Много вопросов вызывают и те функции, которые, согласно Правилам, возлагаются на службу делопроизводства, в том числе и при работе с электронными документами:

    14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

    23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

    37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

    40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

    41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

    Все это вполне реализуемо в небольшом ведомстве с маленьким документооборотом. А что делать, например, Федеральной налоговой службе, которая в электронном виде получает от налогоплательщиков миллионы электронных документов? Сейчас регистрация этих документов ведется не в СЭД, а совсем в другой системе. Кстати, и проверкой ЭЦП на налоговых декларациях служба делопроизводства также не занимается.

    Чудеса терминологии

    Данное в Правилах определение такого основного понятия, как «документ», не соответствует ни ГОСТу Р ИСО 15489-1-2007, ни терминологическому ГОСТу Р 51141-98, ни российскому законодательству (не говоря уже о том, что определять «документ» через «официальный документ», значит нарушать правила элементарной логики).

    «Документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

    Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

    Используемое в действующем законодательстве толкование термина «официальный документ» не совпадает ни с определением ГОСТа Р 51141-98, ни с новым определением из Правил. Ключевым моментом является то, что официальные документы могут создаваться только госорганами – так считает законодатель:

    Официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер.

    Не являются объектами авторских прав:

    1) официальные документы государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных образований, в том числе законы, другие нормативные акты, судебные решения, иные материалы законодательного, административного и судебного характера, официальные документы международных организаций, а также их официальные переводы.

    Точка зрения судебных органов до сих пор основывалась на положениях законодательства. Например, в 2007 году человек избежал осуждения за подлог официального документа, сфальсифицировав свою медицинскую книжку, на том лишь основании, что согласно Закону «Об обязательном экземпляре» (его пункт 1 статьи 5 мы процитировали выше), эта медицинская книжка не попала под определение официального документа (см. постановление Президиума Московского городского суда от 25.01.2007 по делу №44у-3 -3 8/07). Она была названа всего лишь документом, предоставляющим определенные права отдельному гражданину, который является для него важным личным документом.

    Не меньше вопросов вызывает понятие «подлинник».

    «Подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа.

    Ну и что теперь делать с государственными контрактами, договорами и т.д., которые подписываются как минимум в двух экземплярах? У какой из сторон будет на руках подлинник, а у какой – непонятно что: и не подлинник, и не копия, и не дубликат?

    Фактически система определений позволяет заинтересованным лицам устраивать «цирковые представления» в судах. При определенных обстоятельствах это может привести к непризнанию юридической силы некоторых документов.

    Отдельные выводы

    Из сказанного можно сделать достаточно грустный вывод о том, что этому документу вряд ли суждена долгая жизнь. На мой взгляд, он не решает ни одной из существующих проблем в управлении документами, а лишь добавляет новые. Некоторые передовые ведомства заведомо не смогут исполнить положения Правил, иначе у них встанет вся работа. В итоге с первых же дней появится целый ряд государственных органов, игнорирующих и / или сознательно нарушающих Правила.

    Думаю, что уже сейчас стоит начать проработку следующей версии этого документа. С моей точки зрения, Правила должны стать документом «политическим». За основу вполне можно было бы взять основные положения ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь в них следует включить положения:

  • указывающие, на каких принципах должно строиться управление документами в органах государственной власти;
  • об ответственности всех, кто работает с документами в ФОИВ, начиная с высшего руководства ФОИВ и заканчивая всеми исполнителями.
  • Такой документ по возможности не должен определять каких-либо конкретных технологий. В нем желательно было бы также отразить вопросы методического руководства, стандартизации и технической политики, а именно, кто и в какие сроки должен разработать методические руководства, стандарты и технические требования, необходимые для эффективного применения технологий управления информацией и документацией в ФОИВ.

    Нужно сказать, что проект аналогичных Правил в конце 2008 года опубликовали для публичного обсуждения американцы. В настоящее время он находится на стадии доработки. О содержании данного документа дает хорошее представление даже его оглавление, которое ниже приведено частично.

    Подраздел А — Общие положения части В «Управление документами» 1220.1. Какие вопросы рассматриваются в части B?
    1220.2. Что является законодательной базой части B?
    1220.3. Какие стандарты используются в качестве руководств в части B?
    1220.10. Кто отвечает за управление документами?
    1220.12. Какова роль Национальных архивов в области управления документами?
    1220.14. На кого распространяются требования части B?
    1220.16. Какая документированная информация и информационные материалы должны управляться в соответствии с требованиями части B?
    1220.18. Какие определения используются в положениях части .B

    Подраздел B — Задачи программ управления документами федеральных агентств
    1220.30. В чем заключаются обязанности агентств в области управления документами?
    1220.32. Какие принципы управления документами агентства должны реализовать?
    1220.34. Что должны делать агентства для исполнения своих обязанностей в области управления документами?

    Подраздел A—Выделение федеральных документов 1222.1. Что является законодательной базой раздела 1222?
    1222.2. Какие определения используются в этом разделе?
    1222.3. Какие стандарты используются в этом разделе в качестве руководств?
    1222.10. Как агентства должны применять данное в законодательстве определение федеральных документов?
    1222.12. Какие типы информационных материалов являются федеральными документами?
    1222.14. Что относится к «не-документам»?
    1222.16. Как следует управлять недокументными материалами?
    1222.18. В каких случаях допускается изъятие недокументных материалов из государственных агентств?
    1222.20. Что относится к личным документам и как ими управлять?

    Подраздел B — Требования к делопроизводству в федеральных агентствах 1222.22. Какие документы необходимы для того, чтобы адекватно документировать деловую деятельность агентства?
    1222.24. Каким образом агентства разрабатывают требования к делопроизводству?
    1222.26. Каковы общие требования в плане делопроизводства к программам, выполняемым агентствами?
    1222.28. Каковы требования к делопроизводству на уровне серий документов?
    1222.30. В каких случаях агентства должны исполнять требования к делопроизводству других агентств?
    1222.32. Как агентства должны управлять документами и данными, созданными или полученными субподрядчиками?
    1222.34. Каким образом агентства должны сохранять и поддерживать документы?

    Подраздел A—Общие положения 1236.1. Что является законодательной базой раздела 1236?
    1236.2. Какие определения используются в этом разделе?
    1236.4. Какие стандарты используются в этом разделе в качестве руководств?
    1236.6. Каковы обязанности агентств в области управления электронными документами?

    Подраздел В — Требования к управлению документами и обеспечению их сохранности, которые следует принять во внимание при разработке и внедрении электронных информационных систем 1236.10. Какие делопроизводственные меры, средства контроля и управления документами агентства должны реализовать в своих электронных информационных системах?
    1236.12. Какие иные соображения, связанные с управлением документами и обеспечением их долговременной сохранности, следует принять во внимание при проектировании, разработке и внедрении электронных информационных систем?
    1236.14. Что должны делать агентства для того, чтобы защитить документы от технологического устаревания?

    Подраздел С — Дополнительные требования к электронным документам 1236.20. Что может рассматриваться в качестве надлежащих делопроизводственных систем для электронных документов?
    1236.22. Каковы дополнительные требования к управлению документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте?
    1236.24. Каковы дополнительные требования к управлению неструктурированными электронными документами?
    1236.26. Какие действия должны предпринять агентства для поддержания электронных информационных систем?
    1236.28. Какие имеются дополнительные требования к отбору и поддержанию электронных носителей информации, используемых для документов постоянного срока хранения?

    Как видите, разработчики американских правил постарались изложить материал простым и понятным языком. Он структурирован в соответствии с концепцией жизненного цикла документов, признавая в то же время, что жизненный цикл не протекает «линейно». Текст, по сравнению с предыдущей редакцией, разбит на более мелкие части, чтобы облегчить поиск нужной информации. В начале каждой части даны ссылки на соответствующие места законодательства и разделы стандарта ISO O15489.

    В общей части более подробно описана правовая основа для управления федеральными документами:

  • роль Национальных архивов, других контролирующих органов и каждого из федеральных агентств в управлении документами;
  • общие требования к управлению документами (которые более подробно раскрыты в последующих разделах).
  • Думаю, и нам желательно будет в следующей редакции Правил отразить ряд вопросов, без решения которых сложно внедрять информационные технологии в ФОИВ:

  • ответственность руководителя ФОИВ за организацию работы с документами и информацией;
  • обязанность ФОИВ обеспечить сохранность, а также целостность и аутентичность документов вне зависимости от вида носителя;
  • особенности, связанные с применением законов «О персональных данных» и «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
  • ответственность уполномоченного ФОИВ в сфере архивного дела за разработку нормативных и методических документов в области управления документами, а также за опережающий прием от ФОИВ электронных документов постоянного срока хранения в государственные архивы;
  • организация межведомственного взаимодействия, роль общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ) 4 в организации межведомственного электронного взаимодействия и предоставления услуг «электронного правительства», в том числе с учетом уже созданного общероссийского ОГИЦ и федерального удостоверяющего центра;
  • разработка единых принципов подтверждения целостности и аутентичности государственных электронных документов при их использовании и хранении, в т.ч. долговременном;
  • применение современных технологий при использовании и хранении документов на бумажных носителях;
  • обеспечение юридической значимости электронных документов при их передаче и хранении, в т.ч. при долговременном хранении электронных документов и при передаче их на постоянное хранение в государственные архивы.
  • www.delo-press.ru

    Новые правила работы архивов:
    что изменилось?

  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
  • Статус новых архивных Правил

    Н а что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

    Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

    И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

    Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

    Нужно ли хранить документы?

    Документы хранить нужно. Несмотря на то что Правила-2015 говорят о том, что «организации вправе (выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем рассмотрении превращается в ­самую настоящую обязанность.

    Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит, ­полный набор документов по личному составу для каждого из них.

    Во-вторых, если есть организация, то есть и ее налоговый учет, представленный также бумажными или электронными документами.

    В-третьих, хотя бы все перечисленные документы должны храниться в течение установленных сроков. Источники сроков хранения – специальные перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков ­хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и ­массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182).
  • Указанные перечни обязательны 1 для использования и государственными, и негосударственными организациями. Вот и получается, что у любой, даже самой маленькой и скромной компании, есть набор документов для архивного хранения. И для них должны быть созданы условия, отвечающие новому нормативному документу: Правилам-2015. Отсутствие структурных подразделений под названиями «архив», ­«канцелярия» на эту обязанность никак не влияет.

    Далее рассмотрим, что изменилось в организации архивного дела со вступлением в действие Правил-2015. Неизбежно их придется ­сравнить с Основными правилами.

    Хранение электронных документов

    Новшество, на которое обратили внимание все специалисты по делопроизводству и архивному делу, – долгожданный порядок хранения электронных документов, приведенный в Правилах-2015. Имеются в виду разделы 2.30–2.33. Переход к электронным документам в Правилах-2015 осуществляется довольно резко, без каких-либо заголовков, сразу после сообщения о том, что в архиве запрещено находиться в грязной обуви.

    2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

    наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны ­находиться на разных физических устройствах);

    наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

    обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

    Еще одно серьезное нововведение – определение Правилами-2015 формата архивного хранения электронных документов:

    2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и ­муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

    PDF, бесспорно, универсальный формат. PDF/Archives (PDF/A) – разновидность этого формата, специально разработанная для долговременного архивного хранения документов и закрепленная в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но, как и все универсальное, PDF не совершенен. В этом формате прекрасно себя чувствуют управленческие документы, но ведь в организациях используется не только пакет Microsoft Office. Так, например, чертежи, выполненные в формате .dwg, при конвертации в .pdf отображаются некорректно. Много вопросов у специалистов вызывает и поведение электронной цифровой подписи при конвертировании документа в .pdf.

    Порядок передачи электронных дел и документов описан в разделе 4.34 Правил. Из текста вытекает следующее:

    • во-первых, электронные документы могут передаваться в архив и храниться как на обособленных физических носителях, так и «по информационно-телекоммуникационной сети»,
    • во-вторых, опись электронных дел и документов составляется, тем не менее, в бумажном виде (то есть даже если мы формируем архив в СЭД, то описи придется доставить архивариусу лично),
    • в-третьих, «при приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица». Относительно бумажных документов ничего подобного не требуется. Как выполнять это требование организациям, которые создают электронные документы, но не ­пользуются ЭЦП, Правила-2015 умалчивают.
    • Наконец, «для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33). Понятие фонда пользования при этом не раскрывается.

      Учет документов

      3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими правилами. Состав и формы вспомогательных ­учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

      Основные правила разъясняли, для чего производится учет документов архива и что представляет собой система учетных документов, четко формулируя ее цель. Из Правил-2015 эти определения исчезли. ­Вспомним их, чтобы понимать, для чего мы будем заниматься учетом:

    • Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному ­комплексу и общего их количества в учетных документах 2 .
    • Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда ­Российской Федерации 3 .
    • И главное изменение: список учетных документов архива в 2015 году сократился больше чем наполовину, с 11 до 5 позиций. Остались только:

    • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
    • список фондов;
    • лист фонда;
    • опись дел, документов;
    • реестр описей.

    Порядок составления и ведения учетных форм хоть и скупо, но описан в пунктах 3.7–3.11 Правил-2015.

    Остальное – на усмотрение организации. Если она является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то должен быть дополнительно составлен паспорт организации (п. 3.12 Правил-2015). Здесь же приведена сноска на Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, датированный 1997 годом и утвердивший форму паспорта архива. Заметим, что Основные правила предлагали форму, хоть и практически идентичную, но все же более «свежую», чем упомянутый регламент. По крайней мере, летоисчисление в ней начиналось с двухтысячных, а не с девяностых.

    Экспертиза ценности документов

    Ничего принципиально нового в порядок проведения ежегодной экспертизы ценности документов Правила-2015 не привнесли. Внимания заслуживает лишь пункт 4.12:

    4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

    Это положение относится к разговору о том, что независимо от наличия в организации архива и ее принадлежности к числу источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, заниматься своими документами хотя бы в минимальной степени она обязана. Ведь, пожалуй, мало кому удастся составить опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, не составив предварительно номенклатуру дел.

    Номенклатура дел

    О номенклатуре дел, которую Правила-2015 называют «основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации», они высказываются очень скупо и даже не дают ей сколько-нибудь внятного определения. Из текста документа следует только, что (п. 4.14–4.18):

  • «номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела)»;
  • номенклатура дел составляется по приложенной форме;
  • номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (форма прилагается, правда, по оглавлению обнаружить ее не получится: в нем содержатся два приложения с наименованием «Номенклатура дел»; к структурным ­подразделениям относится № 26);
  • номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и ­примерных номенклатур дел;
  • организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют ее с «соответствующими ЭПК или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям»;
  • организации – не источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют свою номенклатуру дел самостоятельно.
  • Больше никакой практической информации о разработке и ведении номенклатуры дел организации в Правилах-2015 не содержится. Следует сказать однозначно: без Основных правил рядовому делопроизводителю, тем более впервые, составить ее не удастся.

    Оформление дел

    4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

    Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

    подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

    нумерацию листов дела;

    составление листа-заверителя дела (приложение № 8);

    составление внутренней описи документов дела (приложение № 27);

    оформление обложки дела (приложение № 28).

    Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения № № 17, 18).

    Что включает в себя частичное оформление дел и в какой зависимости оно находится от сроков хранения документов, не сообщается.

    Если раньше внутренняя опись составлялась лишь «в необходимых случаях» (Основные правила, п. 3.6.3.), то из Правил-2015 это словосочетание убрали. Никаких ссылок на сроки хранения не дает и заголовок формы описи, представленный в приложении 27.

    Электронные дела надлежит описывать не все, а только те, что имеют временный (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения (формы ­описей – в приложениях 17 и 18 соответственно).

    Исполнение запросов

    В сфере исполнения запросов организаций и граждан, поданных в архив, имеется нововведение: архивные справка, выписка и копия по новым правилам могут «выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-коммуникационным сетям». Заверяются такие справки, копии и выписки «электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им ­должностного лица».

    Приложения: формы документов

    Традиционно Правила-2015 заканчиваются набором приложений – формами документов, сопровождающих те или иные процессы хранения документов.

    В целом следует сказать, что, во-первых, в Правилах-2015 представлено меньше форм, чем в Основных правилах, во-вторых, среди них попадаются по два приложения с одинаковыми наименованиями, что очень неудобно, а в-третьих, расположены они в порядке упоминания в тексте (а не в порядке значимости или логической последовательности, как в Основных правилах). Некоторые приложения изменили наименования, некоторые незначительно изменили форму. Общая рекомендация будет такая: при необходимости составить какой-либо документ по архивному делу, архивариусу следует в первую очередь поискать его форму в Правилах-2015, и только если нужной формы в них не окажется, обратиться к Основным правилам.

    Ниже приведем 3 списка. Первый (в виде таблицы) – это приложения из Правил-2015 и соответствующие им формы из Основных правил. Второй – новинки в формах, введенные в 2015 году. Третий – формы из Основных правил, не попавшие в Правила-2015, но и не отмененные (как говорится, пользуйтесь на здоровье).

    Соответствие форм Правил-2015 и Основных правил

    Вновь появились и утверждены Правилами-2015:

  • Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • Приложение к описи электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • Акт приема-передачи архивных документов на хранение (от организации в организацию. – Прим. авт.)
  • Опись дел;
  • Опись электронных дел, документов с приложением к описи электронных дел, документов.
  • Две последние формы призваны заменить сдаточные описи и фактически представляют собой акты приема-передачи документов на хранение в архив организации.

    Не содержатся в Правилах-2015 и могут составляться по формам, предложенным Основными правилами:

  • Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации ­(приложение 12 Основных правил);
  • Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13);
  • Титульный лист описи документов постоянного хранения (приложение 14);
  • Заказ (требование) на выдачу документов (приложение 17);
  • Книга выдачи документов (приложение 19);
  • Опись особо ценных дел (приложение 23);
  • Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27);
  • Опись страхового фонда (приложение 28);
  • Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение 29);
  • Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда (приложение 30);
  • Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД) (приложение 31);
  • Акт о миграции и перезаписи электронных документов (приложение 32);
  • Журнал учета поступления и выбытия электронных документов (приложение 33);
  • Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов (приложение 34);
  • Акт описания документов личного происхождения (приложение 38);
  • Акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39);
  • Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение 44);
  • Журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение 45);
  • Годовой план работы архива (приложение 46);
  • Карточка учета работы с организацией (приложение 47);
  • Акт приема-передачи при смене руководителя архива (приложение 48).
  • Очевидно, что Правила-2015 рассчитаны на подготовленного читателя. Но во многих случаях, к сожалению, делопроизводством и архивным делом в организации занимаются либо секретари, либо (по необходимости) сотрудники самых разных подразделений: бухгалтеры, кадровики, охрана труда, юристы и т.п. Этим ни в чем не повинным людям будет очень сложно разобраться в том, чего от них требуют в сфере хранения документов.

    Правила-2015 дают абсолютный минимум мероприятий, обеспечивающих хранение документов в организации. Информацию о том, как реализовать этот минимум на практике, читателям правил придется искать самостоятельно в методических источниках. Таким образом, Основные правила работы архивов организаций, несмотря на свой необязательный статус, с приходом Правил-2015 будут востребованы в канцеляриях ­российских организаций еще сильнее, чем до этого.

    Решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11. Вернуться назад

Популярное:

  • Страховой и непрерывный стаж Расчет стажа и порядок оплаты больничных листов Кадровики и бухгалтера практически каждый день сталкиваются с оформлением и расчетом больничных листов сотрудников. Чтобы правильно определить сумму пособия по временной нетрудоспособности, […]
  • Предоставление гражданства детям Получение гражданства РФ ребенку Указом Президента РФ №444 от 13.04.2011 года «О дополнительных мерах по обеспечению прав и защиты интересов несовершеннолетних граждан Российской Федерации» установлено, что наличие гражданства Российской […]
  • Приказ об оценке уязвимости Законодательная база Российской Федерации Бесплатная консультация Федеральное законодательство Главная ПРИКАЗ Минтранса РФ от 15.11.2010 N 248 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОТРАСЛЕВЫХ ТИПОВЫХ НОРМ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ОЦЕНКИ УЯЗВИМОСТИ […]
  • За второго ребенка в 2014 году материнский капитал Материнский капитал: на что можно использовать в 2018 году Материнский капитал: на что можно использовать в 2018 году. Изменения, свежие новости. Ежемесячные выплаты на ребенка. Государство стимулирует рождаемость в России, и материнский […]
  • 120 закон владимирской области Меры социальной поддержки и льготы во Владимире и Владимирской области в 2018 году Социальная поддержка в регионах Меры социальной поддержки и льготы во Владимире и Владимирской области в 2018 году Меры социальной поддержки и льготы для […]
  • Виды экспертизы проектов Много лет в РФ действовала сложная многоуровневая система экспертиз. С 2007 года ситуация изменилась и на сегодняшний день существуют экспертизы только двух видов: государственная и негосударственная. И если первая экспертиза – […]
  • Переселение из аварийного жилья собственников Условия и порядок переселения из аварийного жилья Безопасность жилья – один из основных факторов нормальной жизни человека. Государство заботится о своих гражданах и старается обеспечить им хорошие условия проживания. Порядок […]
  • Ликвидация организации по инн Военный Комиссариат Октябрьского и Советского Районов Г.Уфа Республики Башкортостан информация актуальна на 24.07.2018 на карточке организациис учетом всех используемыхисточников данных."> разделы Анкета Ликвидация Реквизиты […]